ПСК «Пулково»: казначейство в строительном холдинге

Казначейство любой компании отвечает за ликвидность и оптимизацию денежных потоков, краткосрочное и коммерческое кредитование, прогнозирование движения денежных средств, управление финансовыми рисками, финансовое моделирование, анализ исполнения бюджета поступлений и бюджета платежей, управление рабочим капиталом, формирование рекомендаций по финансовой стратегии и реализацию финансовой политики. Рассмотрим опыт налаживания работы казначейства в строительном холдинге «Промышленно-строительная корпорация «Пулково» (Санкт-Петербург).

Плюсы создания казначейства

Финансовая служба корпорации, в моем понимании, — подразделение, созданное в помощь финансовому директору и работающее на него. Казначейство — несколько более самостоятельный игрок, который активнее взаимодействует с нефинансовыми структурами корпорации (в первую очередь, со службами сбыта и снабжения, отделом продаж, строительным управлением). Наличие такого подразделения позволяет внедрять и реализовывать финансовую политику корпорации, вступившей в стадию зрелости (переход от роста за счет консолидации и новых поглощений к органическому росту и повышению производительности).

Казначейство, согласно финансовой политике ПСК «Пулково», — хранитель денег всех предприятий холдинга и гарант того, что корпорация выполнит все принятые на себя обязательства сегодня и в будущем. Для бизнеса и акционеров это обеспечение финансирования всех стратегических проектов и потребностей, для кредиторов — соблюдение установленных регулятивных правил и норм.

Более тесное сотрудничество с нефинансовыми структурами на горизонтальном уровне позволяет решать такую комплексную задачу, как управление рабочим капиталом.

Хранитель денег

Прогнозный бюджет поступлений и платежей формируется казначейством в режиме реального времени в разрезе дня, месяца, квартала, года и нескольких лет вперед, объекта, статьи, бизнес-направления, предприятия. Дни, месяцы, объекты, статьи поступлений и платежей, как каждого предприятия, так и консолидированные данные, анализируются в разрезе «план-факт». Часть функций дочерних предприятий централизована (продажи, инвестиционная деятельность, сбыт, снабжение). Поэтому есть возможность динамично управлять финансовыми потоками и затратами, делать их прозрачными.

И если, по стечению обстоятельств, той или иной службе или отделу понадобятся дополнительные финансовые ресурсы, то сначала следует доказать казначейству, что:
 лимиты были превышены в силу форс-мажорных обстоятельств — выросли цены, изменился инвестиционный план, возникла необходимость срочного ремонта;
 возможности для сокращения затрат в текущем периоде исчерпаны.
Такая система заставляет соответствующие отделы и службы подумать над сокращением потребности в оборотных средствах и получать от поставщиков более выгодные условия поставок. В этом случае казначейство помогает выбрать схемы расчетов, которые наиболее эффективны и могут быть реализованы в необходимые сроки.

С коммерсантами ситуация симметричная — если видим провалы по выручке против прогноза на определенную дату бюджета (за месяц или другой период), то обязываем коммерческую службу и строительное управление увеличить выручку в других сегментах продаж или сократить дебиторскую задолженность.

Финансовые риски

Безусловно, казначейство — самое правильное подразделение в компании для управления теми финансовыми рисками, которые, с одной стороны, легко поддаются количественной оценке, с другой — зависят от наблюдаемых случайных процессов и величин.

Финансовое моделирование

Важная функция казначейства — финансовое моделирование. Есть две причины большого внимания к моделированию и прогнозированию:
 составление систематизированных прогнозов — один из способов выживания бизнеса в условиях неопределенности;
 компания, которая задумывается о привлечении новых инвесторов, должна иметь адекватную, надежную и устойчивую модель.

Правила игры диктуются рынком, а также деловой стратегией. Поэтому бюджеты составляются в первую очередь для того, чтобы подразделения могли выстроить отношения между собой заранее. А также для того, чтобы у финансового директора был ответ на вопрос, что он будет делать, если ситуация начнет развиваться по нежелательному сценарию. Поэтому мы всегда делаем два прогноза: оптимистический и пессимистический.

Внедрение финансовой или стратегической модели в компании не будет успешным, если проект не сопровождается персональной активностью и заинтересованностью со стороны топ-менеджмента. За моделирование в казначействе отвечает тот же человек, который руководит формированием регулярных бюджетных прогнозов. Таким образом, мы участвуем в стратегическом планировании компании. Это, несомненно, большая мотивация для подразделения, однако составлением моделей дело не ограничивается. Казначейство также участвует в разработке финансовой стратегии.

Основная задача финансовой стратегии — ответ на вопрос «как профинансировать все значимые проекты и при этом поддерживать устойчивое финансовое состояние?». Обрабатывая результаты финансовой модели, можно сделать первые выводы о достаточности денежных средств, динамике показателей, целесо-образности тех или иных инвестиций.

Продуманная финансовая стратегия должна обеспечивать достижение поставленных деловой стратегией целей (поддерживать бизнес-стратегию), а также содействовать максимизации стоимости компании.

Организация работы

Важно сделать работу казначейства системной и разработать единые правила для всех заинтересованных лиц. Такими едиными правилами являются:
1. Положение о казначействе корпорации.
2. Положение об учете обязательств и платежных средств.
3. Схема бухгалтерского (финансового), налогового и управленческого документооборота на предприятии.
4. Положение об управленческом учете.

Автоматизация казначейства

Качество исполнения платежей — один из основных внешних показателей текущей деятельности любой организации. Поэтому при автоматизации финансовой функции внимание необходимо уделить таким вещам, как:
 планирование движения денежных средств;
 управление кредитным портфелем;
 сбор информации о движениях и остатках по счетам;
 сверка оборотов и данных на конец периода;
 осуществление платежей.

С организационной точки зрения, функции казначейства исполняется в рамках одного подразделения — финансовой службы корпорации. Такой вариант означает единую точку пересечения всех денежных потоков, структуры и их дальнейшее перераспределение внутри предприятий холдинга.

В корпорации автоматизировано управление всеми финансовыми операциями, в том числе календарное планирование оплат и поступлений.

Теперь ответственный исполнитель или снабженец вносит в систему всю информацию о планируемых платежах или поступлениях в разрезе конкретных объектов, договоров с указанием номера счета, статьи бюджета, планируемых сроков оплат или поступлений, ответственного подразделения. На основе введенной в систему информации формируется заявка на платеж. Сотрудник казначейства видит в системе все заявки и может проследить источник их возникновения, а также изменения. Система проконтролирует, вписывается ли заявка в бюджет, и выдаст эту информацию финансисту и ответственному исполнителю. В удобной форме на основании платежного журнала сотрудник казначейства формирует платежный календарь (планирует оплаты и поступления) и затем готовит реестр платежей в разрезе расчетных счетов как отдельного предприятия, так и в целом по корпорации.

Информация из сформированных системой «реестров платежей» через механизмы интеграции попадет в группу (систему) «банк — клиент» для дальнейшей обработки. После поступления банковской выписки «бюджет поступлений» обрабатывается. Система запоминает связь «закупка — заявка на платеж — журнал платежей — бюджет платежей» и «продажи — счет на оплату — журнал поступлений — бюджет поступлений».

Автоматизация функций

Для управления всеми операциями по платежам и поступлениям используется программное решение собственной разработки «Платежи-заказы». Программа была разработана специально под специфику деятельности и структуру корпорации. Платежи осуществляются два раза в неделю (во вторник и четверг), в исключительных случаях в другие дни. В платежные дни по всем предприятиям корпорации производится 130–200 платежей. Такой подход дает возможность жесткого централизованного контроля всех поступлений и платежей холдинга, заявок подразделений или служб. Платежи проводятся через собственные бухгалтерии через систему «банк — клиент».

Качество расчетов

Одна из основных целей любого казначейства — обеспечение своевременности платежных операций. При этом важно знать, каковы остатки денежных средств на счетах компании, т. к. именно от их размера зависит возможность платежей — выдача заработной платы, платежи по кредитам, закупка материалов. Поэтому для эффективной работы казначейства необходим механизм планирования платежей. «Бюджет платежей» и «бюджет поступлений» формируются в режиме реального времени. Цель для многих финансовых директоров — в начале каждого месяца уже иметь план платежей и поступлений на месяц, квартал, год и т. д. Для этого необходим точный прогноз, который возможен только с помощью средств автоматизации.

Кроме того, желательно наличие механизма контроля лимитов платежей — для предотвращения превышения планируемых расходов. Все платежные документы и заявки визируются ответственным исполнителем, ответственным распорядителем (директором направления) и финансовым директором.

Все операции казначейства осуществляются через два банка. Многие компании работают, как правило, с 2–4 банками для получения у каждого лучшего продукта и минимизации рисков. С точки зрения автоматизации, это означает сложную структуру банковских взаимоотношений — использование нескольких систем «банк — клиент». Основное требование к ним — возможность видеть движение и остатки средств на счетах после проведения операций в режиме online.

Соответственно, чем сложнее структура системы «банк — клиент», тем труднее организовать информационный поток в текущем времени. Здесь также важна централизация, т. е. все счета предприятий должны быть видимы в режиме online, а для оперативности финансовых расчетов желательно еще и в одних и тех же банках. Наличие множества дочерних предприятий с расчетными счетами и кредитными линиями во многих банках никогда не даст реальной оперативной картины происходящего.