Электронный документооборот – новые возможности для СРО
Становление строительных СРО, в общем и целом, завершилось. Пришло время задуматься об эффективном документообороте, оптимизации управленческих процессов. Именно об этом наш разговор со специалистом информационного отдела СРО НП «Объединение подземных строителей» И. Г. ЦВЕТКОВЫМ. — Иван Геннадьевич, чем обусловлена автоматизация документо-оборота с помощью программного обеспечения для СРО? — Сегодня в большинстве организаций приходят к пониманию необходимости создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания растущего документооборота в развивающихся компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта управленческого учета. Поэтому создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей. Для саморегулируемых организаций, чья деятельность построена на упорядоченном взаимодействии со своими участниками, эта задача тем более актуальна. К сожалению, часто строительные компании испытывают некоторые трудности преимущественно организационного и документационного характера при взаимодействии со СРО, а саморегулируемые организации, в свою очередь, не могут похвастаться отлаженным механизмом взаимодействия со своими участниками. В саморегулируемые организации требуется предоставить целый ряд документов (анкет и прочих данных), которые иногда занимают буквально десятки, а иногда и сотни страниц, если строительная компания является многопрофильной. СРО выполняет контролирующие функции, отслеживая достоверность предоставленных данных, переданных своими участниками, а также отвечает за финансовую сторону, которая является сложной и многоуровневой в данном случае. Очевидно, что для обеспечения четкого взаимодействия между СРО и строительными компаниями, а также чтобы вовремя находить «подводные камни» в потоке документов, необходимо принимать дополнительные меры. И одна из таких мер — специализированное программное решение, поскольку в современных условиях одним из основных направлений организации управления и его усовершенствования, приспособления к существующей рыночной ситуации стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, а также формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих решений. Развитие системы электронного документооборота связано с необходимостью автоматизации документооборота, последовательного развития систем обработки и хранения данных до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих все уровни и процессы деятельности компании. — Каковы возможности этого программного обеспечения? — При автоматизации бизнес-процес-сов с помощью системы электронного документооборота (СЭД) значительно повышается эффективность работы всех участвующих в системе подразделений — за счет автоматизации обработки информации. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить управляемость организацией как системным образованием в целом. Автоматизация документооборота обеспечивает следующие положительные результаты: Критериями выбора программного обеспечения являются: функциональность программного обеспечения, его соответствие технологическим процессам, принятым в компании, стоимость владения программным обеспечением, перспективы развития программного обеспечения, возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании. — Есть ли какие-то трудности? — Как и в любом деле, в процессе автоматизации документооборота не удалось избежать и некоторых негативных явлений. Необходимо было реформировать сложившуюся систему документооборота (стресс из-за смены привычных бизнес-процессов). Потребовались дополнительные затраты на программное обеспечение. Достаточно проблематично подсчитать прибыль (убыток) от внедрения системы электронного документооборота. Возможны также нежелательные явления, связанные с хранением всей информации в едином массиве (потеря данных, несанкционированный доступ и т. д.). Но, взвешивая плюсы и минусы, очевидно, что внедрение системы электронного документооборота в работу саморегулируемой организации — мера своевременная и необходимая. — Каковы перспективы в развитии этого направления? — Необходимость активизации в России динамики развития и внедрения систем электронного документооборота в целом подтверждается задачами федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002–2010 гг.)». Если еще несколько лет назад в основном только крупные организации применяли электронный документооборот в своей работе, то сегодня ситуация изменилась. Уже многие фирмы ейчас используют такие системы. Тенденция к развитию данного направления обуславливается существенным повышением эффективности ведения документооборота и востребованностью введения системы электронного документооборота в практическую деятельность всех отделов организации. Причем речь идет не только о саморегулируемых организациях, это относится и к другим сегментам российского рынка.
все подразделения предприятия взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;
увеличивается скорость прохождения информации внутри организации;
действуют единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения;
повышается безопасность доступа к информации.
| Автор: по материалам редакции Дата: 30.04.2011 «Федеральный строительный рынок» № 91 Рубрика: Отраслевая реформа |
